Mapa drogowa - relikt przeszłości czy niezbędny dokument?

Branża TSL nieuchronnie zmierza w kierunku cyfryzacji. Mimo to przedsiębiorcy transportowi nadal korzystają z papierowych map drogowych. Jakie są ich zalety, na co należy zwrócić uwagę i czy tradycyjne pliki dokumentów mogą być zastąpione wydrukami generowanymi przez narzędzia telematyczne?

Parking, mycie baku, naprawy, zakup narzędzi na stacjach benzynowych to tylko niektóre z wydatków, jakie ponosi kierowca w trasie. Mapa drogowa jest idealnym narzędziem do ich zapisywania i śledzenia. Oprócz wydatków na mapie zapisywane są również takie informacje, jak czas wyjazdu, załadunku, rozładunku, przekroczenia granicy, konkretne lokalizacje w kluczowych punktach podróży oraz godziny pracy kierowcy. Na tej podstawie przedsiębiorca transportowy oblicza liczbę delegacji, ryczałtów, rozlicza zlecenia i monitoruje transport w swojej firmie.

Mapy drogowe muszą być przede wszystkim rzetelnie sprawdzone.

- Spedytor musi pamiętać o szeregu zezwoleń, umów przewozowych czy certyfikatów potwierdzających spełnienie przez pojazd warunków bezpieczeństwa. Przy takim natłoku dokumentów trudno jest wymagać od kierowcy, aby dokładnie liczył minuty lub przekraczał granicę. Niewielka nieścisłość w zapisie może wpłynąć na wysokość wypłacanych świadczeń, jak również na czas spędzony na jeździe" - komentuje David Kochalsky, ekspert GBOX, Grupa INELO. - W niektórych przypadkach nie robi to dużej różnicy, ale jeśli pomnożymy to przez liczbę pojazdów we flocie, dodatkowe koszty będą znaczące. Ponadto, to właśnie kierowca jest odpowiedzialny za wybór właściwej trasy, planowanie przerw w pracy zgodnie z godzinami pracy, koncentrację przez kilka godzin dziennie i reagowanie na zmieniające się warunki drogowe. Presja czasu, stres i trudne warunki pracy to czynniki, które nie wpływają na konieczność wypełniania karty sprawności fizycznej" - dodaje.

Jednak konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze. Oprócz strat finansowych, przedsiębiorca musi liczyć się z karami za niewłaściwe wypełnianie kart podróży, a nawet z audytem całej dokumentacji firmowej.

- Mimo to niektórzy przedsiębiorcy transportowi nie zwracają uwagi na to, jak ich kierowcy wypełniają ten dokument. Samo prowadzenie dokumentacji jest często wynikiem przyzwyczajenia, a nie rzeczywistej potrzeby kontrolowania procesów w firmie. W związku z tym trudno jest ocenić, które zamówienie było opłacalne. Liczy się ogólny wynik roczny. Dobrze jest, jeśli jest pozytywny. Jednak w przypadku strat, przy powierzchownej księgowości, trudno jest zidentyfikować nawet te rodzaje transportu, które nie są opłacalne dla firmy" - podsumowuje David Kochalsky.

Ale dla kierowców jest to głównie niedogodność.

Jak twierdzą eksperci, nie jest problemem proste wypełnienie mapy drogowej. Problem tkwi raczej w konieczności jego bezpiecznego przechowywania, co w natłoku innych obowiązków może być dla kierowcy dość uciążliwe. Innym powodem jest bariera językowa, która utrudnia lub wręcz uniemożliwia kierowcom prawidłowe wypełnienie dokumentu. Problem ten będzie się tylko pogłębiał, gdyż w 2022 r. polska branża TSL może stanąć w obliczu niedoboru 200 tys. zawodowych kierowców, co stanowi jedną czwartą zapotrzebowania rynku na tego typu pracowników.

Co powinna zawierać prawidłowo wypełniona mapa drogowa? Zazwyczaj powinien on zawierać kilka podstawowych typów danych, które firma transportowa musi uwzględnić. Kategorie te mogą się różnić w zależności od produktu, ponieważ nie ma reguł, które zakładałyby z góry ustalone metryki.

Przyszłość mapy drogowej jest wyłącznie cyfrowa

Digitalizacja jest jednym z pięciu czynników kształtujących przyszłość branży TSL. Dlaczego więc niektórzy przedsiębiorcy transportowi nadal używają papierowych wersji map drogowych?

- Ze względu na znikomy koszt bloku formularza. Rynek oferuje oprogramowanie, które generuje dane potrzebne do stworzenia mapy drogowej, ale wiąże się to z kosztami początkowymi. Często właściciele firm z branży TSL nie biorą pod uwagę dalszych oszczędności - czasu i pieniędzy uzyskanych z pierwszej konsumpcji" - komentuje David Kochalsky.

Takie rozwiązania obejmują narzędzie telematyczne TMS, które monitoruje i rejestruje poziom paliwa, przebieg trasy lub lokalizację przystanków. W zależności od opcji, możliwe jest również zebranie informacji o tym, kiedy kierowca opuścił bazę, kiedy przekroczył granicę i gdzie postanowił spędzić noc. Innym rozwiązaniem jest spersonalizowana mapa drogowa, która daje możliwość dodawania statusów w oparciu o potrzeby konkretnej firmy.

- Oczywiście rozwiązania telematyczne upraszczają administrację, rozliczanie transportu i czas pracy, ale ważne jest również to, że odciążamy kierowcę z dodatkowych obowiązków i pozwalamy mu na bezpieczną jazdę - podsumowuje Dawid Kochalski.